Was ist SAM? Software Asset Management.

Immer mehr Unternehmen werden aktuell von Microsoft aufgefordert, Einblick in ihren Lizenzierungsstatus zu gewähren und umfassend Auskunft über die eingesetzten Microsoft Produkte zu geben. Die finanziellen und rechtlichen Risiken einer unklaren Lizenzsituation sind dabei groß.

Gleichzeitig ist es für Unternehmen schwer, die wirtschaftlichste Lizenzierungsform zu wählen, wenn der Bestand und die Nutzung vorhandener Software nicht klar sind.

Wurden Sie bereits von Microsoft bzgl. einer Lizenzplausibilisierung kontaktiert?

In den vergangenen Jahren hat Microsoft die interne Abteilung, die sich mit der Überprüfung der Lizenzsituation bei Unternehmenskunden beschäftig, personell massiv erweitert. So ist Microsoft heute in der Lage, monatlich eine hohe Anzahl von Kunden anzuschreiben und zur Auskunft über aktuell eingesetzte Microsoft Produkte aufzufordern.

Je nach Vertragsmodell, in dem Sie Ihre Sofware erworben haben (z.B. Microsoft OPEN), haben Sie sich mit Vertragsabschluß verpflichtet, in einem solchen Fall umfassend Auskunft über die in Ihrem Hause eingesetzten Produkte zu geben. In höheren Vertragsmodellen haben Sie Microsoft ggf. sogar das Recht einer Auditierung bei Ihnen vor Ort im Unternehmen eingeräumt.

Wenn Ihr Unternehmen jetzt noch nicht über einen definierten Prozess zur Inventarisierung der eingesetzten Software (Software Asset Management, SAM) mit einer entsprechenden Vertragsverwaltung verfügt, dann wird es schwierig, die Fragen von Microsoft sachlich richtig und ohne juristische Risiken für Ihr Unternehmen zu beantworten. Im Regelfall setzt Ihnen Microsoft dafür eine Frist von nur ca. 3 Wochen.

Wie läuft eine solche Überprüfung durch Microsoft konkret ab?

Erstellung einer Lizenzbilanz und Übermittlung an Microsoft

Microsoft hat Sie zur Selbstauskunft über aktuell in Ihrem Unternehmen eingesetzte Produkte aufgefordert? Sie haben jetzt im Regelfall 3 Wochen Zeit, diese Anfrage zu beantworten.

Ein persönlicher Microsoft Mitarbeiter ist Ihrem Unternehmen als Engagement Manager zugeteilt und bearbeitet ab jetzt Ihren Lizenzplausibiliserungsprozess. Zu diesem Zweck übermittelt Ihnen Microsoft eine Excel-Tabelle, die ausgefüllt an Ihren Sachbearbeiter zurückgeschickt werden muss. Microsoft plausibilisiert anschließend die von Ihnen gemachten Angaben durch gewisse Logikprüfungen (z.B. Wie passen 80 Zugriffslizenzen für Exchange Server zu 62 Zugriffslizenzen von Windows Server und 45 Lizenzen von Outlook?).

An dieser Stelle sollten Sie sich bewußt machen, dass die Abgabe dieser Daten eine offizielle Handlung darstellt. Wissentlich oder unwissentlich falsche oder unvollständige Angaben können direkte juristische und finanzielle Konsequenzen für Ihr Unternehmen nach sich ziehen.

Zur Vermeidung dieser Risiken ziehen Unternehmen an diesem Punkt gewöhnlich einen zertifizierten Microsoft SAM und Volume Licensing Partner zu Rate und übergeben diesem die Abwicklung der Prüfung.

Die InSys AG ist als Microsoft Gold Partner für die Bereiche Software Asset Management und Volume Licensing zertifiziert und gehört durch zahlreiche Auszeichnungen und Referenzen zu den führenden Microsoft Partnern Deutschlands.

Mittels einer kostenlos bereitgestellten Software ermitteln wir sämtliche in Ihrem Hause eingesetzte Microsoft Software und gleichen die ermittelten Produkte anschließend mit Ihren gekauften Lizenzen ab. Zur Vereinfachung dieses Schrittes gewährt Microsoft uns als SAM-Partner Einblick in die interne Microsoft Lizenzdatenbank und vereinfacht diesen Schritt damit erheblich. Die so gewonnenen Lizenzbestände gleichen wir mit Ihnen gemeinsam ab und ermitteln ggf. nicht in den Microsoft Datenbanken aufgeführte Kaufnachweise. Nach Abschluss dieses Schrittes übergeben wir alle Informationen nach Ihrer Freigabe abschließend an Microsoft.

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Prüfung Ihrer Angaben und ggf. Aufforderung zur Nachlizenzierung

Nachdem Sie Ihre Lizenzdaten an Microsoft übermittelt haben wird Microsoft diese nun plausibilisieren. Ihr Microsoft Engagement Manager wird Kontakt zu Ihnen (oder uns im Falle einer Betreuung des Prozesses durch uns) aufnehmen und um Klärung ggf. unklarer Angaben bitten.

Dieser Prozess wird u.U. mit der Feststellung einer möglichen Unter- oder Überlizenzierung enden. Machen wir uns noch einmal bewusst:Fehlende SAM-Prozesse können auch durch eine daraus resultierende Überlizenzierung zu wirtschaftlichen Nachteilen für Ihr Unternehmen führen.

Sollte das Fehlen von Lizenzen festgestellt werden, so wird Microsoft Sie abschließend zur Nachlizenzierung auffordern. Etwaige zusätzliche Maßnahmen seitens Microsoft richten sich dann im Einzelfall nach dem festgestellten Ausmaß der Fehllizenzierung.

Eine ordnungsgemäße Lizenzsituation und das Vorhandensein funktionierender SAM-Prozesse zertifiziert Microsoft auf Antrag mit einer offiziellen Urkunde. Diese Zertifizierung kann in jährlichem Rythmus freiwillig erneuert werden.

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Freiwillige SAM-Zertifizierung und Lizenzoptimierung

Sie möchten ohne den zeitlichen Druck einer Überprüfung durch Microsoft Ihre Lizenzsituation ermitteln und professionelle SAM-Abläufe im Unternehmen einführen? Gleichzeitig haben Sie Interesse an der Optimierung Ihrer Softwarebeschaffung und des Lizenzeinkaufs?

Dann begleiten wir Sie gerne bei der Einführung von Software Asset Management und analysieren Ihre aktuelle Lizenzsituation. Wir beraten Sie ergebnisoffen und unabhängig in Bezug auf die am Markt erhältlichen Lizenzmodelle und Beschaffungsformen.

Anschließend können Sie die benötigten Lizenzen bei Ihrem bestehenden Microsoft Partner erwerben oder wir unterbreiten Ihnen ein entsprechendes Vergleichsangebot.

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Alle Pläne sind mit den Desktopversionen von Office 2007, Office 2010, Office 2013 und Office 2011 für Mac kompatibel.

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Die InSys AG ist Microsoft Country Partner of the Year Finalist!

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